"송년회용으로 30개 부탁드려요."

전화를 끊고 보니 30개가 30상자인지
30인분인지, 몇 시에 가지러
오는지, 하나씩 따로 포장해야
하는지 아무것도 모르겠어요.

예를 들어 이런 전화,
연말마다 한 번씩은 받으시죠.

단체 주문을 확정하기
전에 꼭 물어볼 건 네 가지예요.

수량의 단위, 받는 날짜와 시간,
포장 방식, 언제까지 바꿀 수 있는지.

이 네 개만 같은 종이에 적어 손님과
같이 확인해도 대부분의 사고가 줄어요.

1. "30개"는 무엇을 30개요?

상자 수와 낱개 수를 섞어 적으면
같은 숫자도 다르게 읽혀요.

주문서에는 "개", "상자", "인분"
중 무엇으로 세는지 꼭 붙이세요.

여러 품목이 섞여 있다면 품목별
수량과 전체 묶음 수를 따로 적고,
합계가 맞는지 손님과 같이 보세요.

아직 정해지지 않은 수량은
"25~30개, 금요일에 확정"처럼 따로
표시하세요.

대충 물어본 숫자를 확정 주문처럼
준비하기 시작하면 남거나 모자라요.

행사 내용을 자세히 들을 필요는 없어요.

대신 연락받을 사람은
한 명으로 정해 두세요.

여러 사람이 각자 다른 요청을
하면 누구 말이 최종인지 몰라요.

준비와 전달에 필요 없는
개인정보는 받지 마세요.

2. 언제, 어떻게 가져가나요?

방문 수령인지, 따로 정한 전달
방식인지 먼저 확인하세요.

가게가 하지 않는 배달을
"될 것 같아요"라고 답하면 안 돼요.

날짜만 받고 시간을 비워
두면 준비 시점이 흔들려요.

손님이 오는 시간과 가게가 준비를
끝내야 하는 시간을 같이 적어 두세요.

나눠서 받는 주문이라면 회차마다
무엇을 몇 개 줄지 따로 적으세요.

첫 번째 수령 때 주문 전체가 "완료"로
표시되면 두 번째 분량을 잊어버려요.

3. 포장은 준비 시작 전에 물어보세요

하나씩 개별 포장인지,
섞어 담아도 되는지처럼 포장한 뒤에
바꾸기 어려운 것부터 물어보세요.

손님이 보내 준 참고 사진만 보고 크기나
구성을 짐작하지 마시고, 실제로 해 드릴
수 있는 범위를 말로 설명하세요.

회사 이름이나 문구를 넣어
달라는 요청은 가능한지,
추가 작업인지 따로 확인하고 답하세요.

4. 바뀌면 어떻게 하나요?

주문을 받고 나서도 인원이
늘거나 시간이 바뀌어요.

그래서
"수량 변경은 ○일까지, 시간 변경은
전날까지"처럼
실제 준비 과정에 맞는 마감을
주문할 때 미리 말해 두세요.

주문 뒤에 처음 듣는 조건을
붙이면 다툼이 생겨요.

변경 요청이 오면 가능한지 먼저 보고,
바뀐 내역을 다시 보내 확인받으세요.

취소와 정산 기준은 적용되는 공식
규정과 거래 조건을 확인해서 정하세요.

이 글에서는 비율이나 금액을
정해 드리지 않아요.

"단체 주문 되나요?"라는 문의와 실제
준비를 부탁한 주문은 다른 단계예요.

메모장이나 장부에 "문의"와 "확정"을
나눠 적고, 확정 전에 남은 질문이
있으면 그 옆에 적어 두세요.

다음에 전화 받는 직원이
이어서 물어볼 수 있게요.

확정 내역은 품목, 수량, 수령
조건을 한 장에 정리해서 보내고, 고친
적이 있으면 "11/20 수정본"처럼
어느 것이 최신인지 표시하세요.

5. 주방에는 무엇을 넘겨요?

주문 받은 사람과 준비하는 사람이
다르면, 손님과 약속한 조건이
작업 메모에서 빠지기 쉬워요.

준비, 포장, 수령 확인을 각각
누가 하는지 정해 두세요.

손님에게 보내는 안내와
가게 안 작업 메모는 따로 두세요.

"이 손님 까다로움" 같은 내부 메모가
손님에게 그대로 가면 곤란하니까요.

평소 영업과 단체 주문이 겹치는 날은
감당할 수 있는 양을 먼저 생각하세요.

확인 안 한 수량을 그 자리에서
"됩니다"라고 하기보다 "확인하고 30분
안에 연락드릴게요"가 나아요.

오늘 단체 주문 메모지 맨 위에
"단위 / 수령 시간 / 포장 /
변경 마감"
네 칸을 만들어 두세요.

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